저는 건축자재를 수입을 하고 있습니다. 최근에 입사한 신입 직원이 작성한 Purchase Order(PO)가 생각나서 한 에피소드를 공유해보려고합니다. 간단한 실수지만 누구나 쉽게 실수 할 수 있는 부분입니다. 해당 Purchase Order에는 거래 품목의 이름, 수량, 납기일, 결제 조건 등이 잘 기재되어 있었지만, 수량에 0 하나가 잘못 추가되어 10배 많은 수량으로 발주될 뻔한 상황이 있었습니다. 예를들면, 실제 발주 수량은 500개인데, 5,000개로 거래가 진행 될 수 있었던 내용입니다. 이 에피소드를 바탕으로 무역용어 Purchase Order의 개념과 양식에 대해서 자세히 이야기해보겠습니다.
Purchase Order란?
PO, 구매 주문서라고 합니다. PO는 수입자가 수출자에게 제품이나 서비스를 주문할 때 발행하는 문서입니다. 이 문서에서는 물품의 종류, 수량, 단가, 총액, 납기 일정, 결제 조건 등 주문의 주요 세부 사항이 명확히 기재되어 있어, 수입자가 어떤 조건으로 물품을 거래하려고 하는지를 나타냅니다. PO를 통해 수입자는 거래의 의사를 공식적으로 표현하며, 수출자도 이를 기준으로 물품 준비와 수출 계획을 세울 수 있습니다.
PO가 발행되면, 수출자는 이를 수락한 후 Proforma Invoice를 발행하여 수입자에게 전달해주고, 수입자는 신용장(LC)를 개설합니다. 그러므로 PO는 무역 절차의 시작점이라고 할 수 있습니다.
Letter of Credit
무역부 신입을 위한 신용장(Letter of Credit) 주요 항목과 절차 – Hee International Trade
Proforma Invoice
2024년 프로포마 인보이스와 커머셜 인보이스는 어떻게 다른가? – Hee International Trade
Purchase Order의 주요 항목
PO양식을 작성할 때 포함해야 할 주요 항목에 대한 설명입니다. 거래 품목, 수량, 납기 일정, 결제 조건 등을 명확히 기재하여 수입자가 원하는 거래 조건을 구체적으로 전달합니다.
PO 번호
각 PO에는 고유한 번호가 부여됩니다. 이를 통해 주문을 추적하고 관리할 수 있습니다.
수출자와 수입자정보
수출자와 수입자의 회사명, 주소, 연락처 등이 포함됩니다. 이는 명확한 거래 관계를 설정하기 위한 이유입니다.
물품 상세 내역
주문하는 물품의 이름, 규격, 수량, 단가 등이 포함됩니다. 내역 확인을 통하여 거래 시작전에 오해가 발생할 수 있는 확률을 줄입니다. 그러므로 수출자, 수입자 모두 정확히 확인해야 합니다.
단가 및 총액
주문한 물품의 수량과 단가를 계산하여 전체 주문 금액을 표기합니다.
납기 일정
물품을 수입하려고 하는 예상 날짜를 명시합니다. 왜냐하면, 아무리 좋은 제품이라도 납기내에 도착하지 못하면 무용지물이 되기 때문입니다.
가격 조건
가격 조건은 대표적으로 EXW, FOB, CIF등등이 있습니다. 가격 조건에 따라 서로 부담하는 비용이 달라지기때문에 꼭 확인해야합니다.
Purchase Order 발행 절차
발행 및 확인
수입자가 PO를 작성하여 판매자에게 전달합니다. 수입자는 PO의 모든 내용이 정확한지 재확인한 후 발송하며, 수출자는 이를 수락하거나 협의가 필요할 경우 조정 요청을 할 수 있습니다.
수락 및 계약 성립
수출자가 PO를 수락하면 계약이 성립된 것으로 간주됩니다. 이후 수출자는 PO에 따라 주문을 준비하고, 거래를 진행하게 됩니다.
후속 절차 진행
PO에 명시된 조건에 따라 송장 발행, 통관 준비, 결제 절차 등이 진행됩니다. PO는 무역 절차의 첫 단계로, 이후의 모든 단계가 PO의 조건을 기준으로 이루어지므로 정확한 작성이 필수적입니다.
마무리를 하며
Purchase Order(PO)는 수입자가 거래 조건을 구체적으로 제시하는 무역 거래의 첫 단계입니다. 무역부 신입사원이라면 PO의 중요서을 이해하고, 정확하게 작성하고 검토하는 능력을 길러야 합니다. PO 작성시에는 모든 주요 항목을 꼼꼼하게 확인하고 오류나 수정 사항이 있다면 즉시 반영하여 수출자와 협의하는 것도 필요하죠. 무역부 신입직원이 PO의 역할을 잘 이해하고 정확한 실무에 적용 능력을 기르는 것은 기본기를 다지는데 중요한 요소가 됩니다.
