처음 무역업무를 시작할때, 프로포마 인보이스와 커머셜 인보이스를 구분하지 못하며 실수를 하던때가 있었습니다. 실제로 무역 업무를 처음 시작하는 신입사원들이 자주 혼동하는 서류 중 하나가 프로포마 인보이스(PROFORMA INVOICE) 입니다. 두 서류 모두 무업거래에 필요한 중요한 문서이지만, 목적과 사용 시점이 다르기 때문에 이를 정확히 이해해야 합니다. 그렇지 않으면 계약 체결이나 결제 과정에서 문제가 발생할 수 있습니다.
프로포마 인보이스는 줄여서PI라고 부르기도합니다. PI는 거래 확정 전 견적서의 성격을 가지고 있는 반면, 커머셜 인보이스는 거래가 확정된 후 실제 결제와 통관 과정에서 사용되는 서류 입니다. 이러한 차이를 정확히 이해하지 못하면 수출입 절차에서 서류상 오류가 생기거나, 거래 파트너와의 신뢰 문제로 이어질 수 있습니다. 이번 글에서 프로포마 인보이스에 대해서 알아보고자 합니다.
프로포마 인보이스란?
주요 목적은 판매자와 구매자 간의 거래 조건을 사전에 명확히 하고, 거래가 확정되기 전에 양측이 동의해야 할 사항을 문서화합니다. PI는 양측간의 공식적인 견적서 역활을 하면서, 내용에는 거래하려는 제품명, 물품의 가격, 수량, 결제 조건 운송 조건 등 세부 사항을 확인한 후 합의하여 거래 진행 여부를 결정합니다.
PI에 적힌 내용을 확인하면, 신용장(L/C)발급시 은행에 제출용 또는 서류 준비 과정에서 참고 자료로 사용됩니다. 비록 법적 구속력이 없는 견적 단계의 문서이지만, 거래가 확정될 경우 실제 계약의 기반이 될 수 있습니다. 이를 통해 거래 조건을 사전에 명확히 하면서, 향후 양측 간에 발생할 수 있는 분쟁을 예방 할 수 있습니다.
PI에서 확인해야할 주요 구성 요소
판매자의 정보
판매자의 상호명 또는 주소는 명확히 기재되어야 합니다. 거래 상대방이 누구인지 명확하게 확인할 수 있도록 회사상호명, 연락처, 이메일 주소 등이 포함되어야 하며, 잘못된 정보는 서류 전달 및 결제 과정에서 문제를 야기할 수 있습니다.
상품 정보
상품명, 규격, 수량이 정확히 기재되어야 합니다. 이를 통해 구매자는 무엇을 구매하고자 하는지, 판매자는 무엇을 제공해야 하는지 명확히 인식할 수 있습니다.
단가 및 총액
각 제품의 단가(UNIT PRICE)와 전체 제품의 총액(TOTAL AMOUNT)을 확인해야 합니다. 이때, 화폐 단위(USD, EUR 등)도 명확히 기재해야 합니다. 단가와 총액에 불일치가 발생하면 구매자는 불필요한 금액을 지불하게 될 수 있습니다. 그러므로 구매자는 모든 항목을 꼼꼼히 검토할 필요가 있습니다.
결제조건
결제방식은 T/T, 신용장(L/C), 등 결제 기한이 명확히 제시되어야 합니다. 이는 결제 조건에 따라 확인해야 할 항목이 늘어 날 수 있습니다. 예를 들면, PI상 정보가 신용장 정보와 일치하지 않으면 결제는 이루어지지 않으면 결제가 지연되거나 거부 당할 수 있습니다.
신용장(L/C)로 진행할 경우 조금 더 유의 깊게 확인해야 할 항목을 살펴보겠습니다.
- 납기일 : 선적일, 유효기일등 판매자가 알려준 일정과 동일해야 합니다. 신용장은 선적일과 유효기일이 엄격하게 관리되므로, PI에 기재된 일정이 LC조건과 다르면 결제가 지연될 수 있습니다.
- 포장 및 라벨링 : 포장방법과 라벨링 요구사항도 LC와 일치해야 합니다. PI에 기재된 대로 포장하지 않으면 운송 과정에서 문제가 발생할 수 있고, 서류 심사에서도 불일치가 발생할 수 있씁니다.
- 개설 은행정보 : 은행정보중 SWIFT CODE 나 은행계좌 번호는 상당히 중요합니다. 내용이 일치하지 않을 경우 결제가 이루어지지 않을 수 있습니다.
- 기타(은행이 요구하는 서류) : LC에서 요구하는 서류들(예: 선하증권, 보험, 원산지 증명서 등) PI에서 정확히 명시되어 있어야 합니다.
마무리를 하며
프로포마 인보이스를 알아보았습니다. 무역 거래의 시작 단계에서 판매자와 구매자 간의 거래 조건을 명확히 하고, 신뢰를 구축하는 중요한 서류입니다. 특히 신용장과 같은 결제 방식을 사용할 경우 세부 사항은 거래 성사에 직접적인 영향을 미치기 때문에 매우 중요합니다. 그러므로 구매자와 판매자는 이를 꼼꼼히 확인해야 합니다.
무역 신입사원들이 자주 실수하는 부분은 PI와 CI의 차이를 명확히 이해하지 못하거나, 포함된 정보를 신용장과 일치 시키지 않은 경우 입니다. 이런 실수는 결제가 지연되거나 거부 당하는 원인이 될 수 있으므로, 서류 작성 단계부터 신중할 필요가 있습니다.
따라서, 판매자와 구매자는 거래 조건을 철저히 검토 해야 합니다. 이를 통해 거래 절차가 원활하게 진행되고, 불필요한 분쟁이나 문제가 발생하지 않도록 예방할 수 있습니다. 무역 업무에서 성공적인 거래를 위해서는 정확하고 체계적인 관리가 무엇보다 중요합니다.
